- Algemeen
Wanneer u van mening verschilt met ons of het niet eens bent met de uitvoering van onze taken als mentor, probeer dit dan eerst in een gesprek met ons op te lossen. U kunt iemand meenemen om u te ondersteunen tijdens het gesprek. Veel klachten kunnen worden opgelost door er samen over te praten.Voor dit gesprek kunt u telefonisch, via de mail of schriftelijk een afspraak maken met ons.
Heeft een oplossend gesprek met ons niet het gewenste resultaat, dan kunt u op drie manieren een klacht indienen:
- Manieren om een klacht in te dienen
-
- U kunt een klacht indienen bij ons en waar dit mogelijk is kunt u gebruik maken van dit formulier. Wij handelen uw klacht dan af volgens dit klachtenreglement.
- U kunt ook een klacht indienen bij de kantonrechter die uw mentor heeft aangesteld. Over de benoeming van uw mentor heeft u een beschikking ontvangen van de kantonrechter. Op deze beschikking staat vermeld welke kantonrechter uw mentor heeft benoemd. U beschrijft uw klacht en stuurt deze naar de betreffende kantonrechter.
- Wie kan een klacht indienen?
U kunt een klacht indienen als u een cliënt van ons bent of indien u bevoegd/gemachtigd bent om namens een cliënt een klacht in te dienen .
- Hoe dient u een klacht in?
Klachten kunnen schriftelijk of per mail worden ingediend met eventueel het daarvoor bestemde klachtenformulier. Dit formulier krijgt u eenmalig bij de start van het mentorschap en is daarna te downloaden via onze site. planbmentoren.nl/klachtenregelement. Een klacht dient te worden ondertekend voor deze opgestuurd wordt en moet tenminste bevatten: – Uw naam, adres en woonplaats of dat van degene die namens u een klacht indient; – de datum; – een omschrijving van datgene waarover uw klacht gaat. Uw klacht dient u zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 12 maanden na de gebeurtenis(sen) waarover u klaagt, aan ons te zijn verzonden.
- Klacht ingediend, wat nu?
Wanneer de klacht bij ons is binnengekomen, krijgt u binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging en nodigen wij u uit voor een gesprek. In dit gesprek kunt u uitleggen waarom u de klacht heeft ingediend. U kunt ook uitleggen waarom tijdens ons eventuele eerdere gesprek uw ontevredenheid niet is weggenomen. Daarnaast kunt u tijdens het gesprek nog bewijsstukken indienen om uw klacht te ondersteunen.
het staat u vrij om iemand meenemen om u te ondersteunen tijdens het gesprek. Wanneer uw klacht niet volledig is, kan het zijn dat het gesprek moet worden uitgesteld tot alle benodigde informatie aangeleverd is.
Wij streven ernaar om tijdens het gesprek over uw ingediende klacht alsnog tot een oplossing te komen en eventueel nieuwe afspraken te maken. Uw klacht wordt dan buiten behandeling gesteld en afgerond. Na ons gesprek zullen wij uw klacht zorgvuldig onderzoeken en een
beslissing nemen. Binnen 6 weken na het indienen van uw klacht krijgt u een brief toegestuurd waarin staat wat wij met uw klacht hebben gedaan en welke beslissing wij hebben genomen. Ook wordt in de brief uitgelegd waarom wij deze beslissing hebben genomen. Als uw klacht terecht is, dan staat in de brief beschreven welke gevolgen dit heeft voor de uitvoering van uw mentorschap. Verder staat in de brief welke mogelijkheden u heeft als wij uw klacht niet terecht vinden en u het daar niet mee eens bent.
- Uw klacht wordt niet naar uw wens opgelost
Indien u het niet eens bent met het besluit dat wij hebben genomen over uw klacht, dan hebt u de mogelijkheid om een schriftelijke klacht in te dienen bij de onafhankelijke klachtencommissie van de Nederlandse Beroepsvereniging voor Professionele Mentoren (NBPM). Ook kunt u een schriftelijke klacht indienen bij de kantonrechter. Ook zonder onze klachtenprocedure te doorlopen, staat het u overigens vrij een klacht in te dienen bij de kantonrechter.
Een klacht wordt niet in behandeling genomen of de behandeling wordt gestaakt als de cliënt zich vóór of tijdens de behandeling ter zake van dezelfde klacht tot de kantonrechter of een andere burgerlijke rechter heeft gewend.
- Geheimhouding
Alle klachten worden onder strikte geheimhouding afgewikkeld. Indien het noodzakelijk is bij derden informatie op te vragen zullen wij vooraf in kennis stellen en/of toestemming aan u vragen.
- Klachtenregistratie
Uw klacht wordt geregistreerd in een klachtenregister welke door Plan B Mentoren wordt beheerd. Dit klachtenregister wordt op verzoek getoond aan een overheidsinstantie of de Rechtbank.
